วิธีการเขียนอีเมลล์ให้กับลูกค้าแบบมืออาชีพ

การสื่อสารแบบมีลายลักษณ์อักษรในยุคนี้ ไม่มีอะไรที่ใช้ในการสรุปงานและส่งมอบงานได้อย่างครบถ้วนในชั่วโมงได้เท่ากับ “การเขียนอีเมลล์” อีกแล้วล่ะครับ เรียกได้ว่าพลิกโลกของการทำงานแบบองค์กรไปเลยก็ว่าได้

เพราะการเขียนอีเมลล์นั้นทั้งง่ายและประหยัดเวลา อีกทั้งยังบ่งบอกถึงความเป็นมาตรฐานของบริษัทว่ามีตัวตนอยู่จริง ทำให้มีความน่าเชื่อถือมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถเก็บไว้ในคลังหรือแชร์ต่อให้กับทีมงานเพื่อใช้ในการสื่อสารได้ดีขึ้นแบบมีลายลักษณ์อักษรอีกด้วย

เชื่อผมไหมครับ ถึงแม้ว่าพวกเราจะใช้อีเมลล์ในการสื่อสารภายในองค์กรมากว่า 10 ปีแล้ว แต่สิ่งที่ยังพบเห็นได้ในปัจจุบันนั่นคือ “ความไม่เป็นมืออาชีพ” ในการใช้อีเมลล์ติดต่อสื่อสาร โดยที่บางคนนั้นยังไม่รู้ตัวด้วยซ้ำ เรื่องง่ายๆ ของการเขียนอีเมลล์นี่แหละ ทำให้เกิดความเสียหายถึงขั้น “พลาดดีล” ที่ควรจะได้จากลูกค้าไปเลย

ผมจึงขอแชร์วิธีการเขียนอีเมลล์ที่มีความเป็นมืออาชีพสูง ส่งผลให้เกิดประสิทธิภาพในการสื่อสารที่ดีขึ้น นอกจากนี้คุณยังได้ความน่าเชื่อถือจากลูกค้าเพิ่มขึ้นอีกด้วย ลองมาอ่านกันดูเลยครับ

1. จงจำกฎ 5 บรรทัดของการเขียนอีเมลล์ไว้เสมอว่าต้องสั้นและกระชับ เน้นเนื้อๆ

หลักการที่ดีในการเขียนอีเมลล์ ไม่ว่าจะเป็นการตอบลูกค้าหรือส่งงานให้กับลูกค้า ถ้าคุณยัดทุกสิ่งทุกอย่างจนยาวมากกว่า “5 บรรทัด” ขอบอกเลยว่าลูกค้าจะสไลด์ผ่านๆ ไปอย่างรวดเร็ว หมดความสนใจ กลายเป็นสิ่งที่คุณเขียนนั้นมันไร้ประโยชน์ จงเขียนสรุปข้อมูลคร่าวๆ อย่าให้เกิน 5 บรรทัด สั้นๆ เน้นเนื้อๆ ข้อมูลสำคัญที่ควรมีคือ “ประโยชน์ที่พวกเขาจะได้” และ “Next Step” เช่น คุณจะส่งงาน ส่งราคา หรือขอทำนัดเข้าพบลูกค้า เป็นต้น การเขียนที่ทรงพลังคือเขียนสั้นๆ เนื้อๆ 

2. จงยกเลิกการใช้ “..@gmail.com” เดี๋ยวนี้เลย จงใช้ชื่ออีเมลล์ที่เป็นบริษัทคุณเท่านั้น

ง่ายๆ เลยครับ การทำธุรกิจแทบทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นแบบ B2B หรือ B2C ถ้าอีเมลล์ของคุณยังเป็น @gmail.com อยู่แล้วล่ะก็ ลูกค้าที่มาตรฐานและเน้นความเป็นมืออาชีพสูงก็แทบจะ “กาชื่อ” บริษัทคุณทิ้งไปเลย แถมพวกเขายังคัดแยกคุณไปกองอยู่บนผู้เสนอที่ “ไม่มีความเป็นมาตรฐาน” อีกด้วย จงติดต่อซื้อโดเมนเนม (Domain Name) และนามสกุลอีเมลล์ที่ลงท้ายด้วยชื่อบริษัทของคุณ เช่น บริษัท เอกชัย จำกัด นามสกุลอีเมลล์ก็ควรจะเป็น “…@Aekkachai.com” เป็นต้น ซึ่งการซื้อเด๋วนี้ก็ทำได้ง่ายๆ ผ่าน Google for Business ซึ่งราคาไม่แพง แถมยังเช็คได้อีกด้วยว่านามสกุลอีเมลล์ที่คุณต้องการใช้นั้นซ้ำหรือไม่ จะได้ไม่มีปัญหาภายหลัง

3. วิธีการเขียนอีเมลล์แนะนำตัวที่ดี

บ่อยครั้งที่คุณสามารถโทรไปทำนัด (Cold-Calling) และลูกค้าต้องการให้ส่งอีเมลล์มาก่อน ซึ่งจริงๆ แล้วลูกค้าเขาต้องการปฎิเสธทางอ้อมนั่นแหละครับ (ฟังดูโหดร้ายไหม) แต่คุณสามารถ “แก้เกม” ได้ ด้วยการเขียนอีเมลล์แนะนำตนเองที่ดี ซึ่งโครงสร้างของการเขียนอีเมลล์แนะนำตัวที่ดี มีดังนี้

• การแนะนำตัวคุณ (Your Introduction): เพื่อทำให้ลูกค้าทราบว่าคุณเป็นใคร

• สิ่งที่คุณทำ (What you do and your company do): เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าคุณทำอะไร เกี่ยวกับพวกเขาหรือไม่

• ประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้ (Business benefit for the customer): เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าพวกเขาจะได้อะไรจากคุณ *** สำคัญมาก

• ความสำเร็จที่เคยทำได้ (Success Story): เพื่อทำให้ลูกค้าเชื่อถือคุณมากขึ้น

• เสนอความต้องการของคุณ (Propose your need from customer) เช่น ทำนัดหรือขอเบอร์โทร: เพื่อให้เกิดความคืบหน้าในการส่งอีเมลล์ต่อไป

ซึ่ง 5 ข้อนี้ก็สอดคล้องกับ “กฎ 5 บรรทัด” ของผมพอดี ทำให้คุณสามารถเขียนอีเมลล์แนะนำตัวที่มีความน่าสนใจ น่าเชื่อถือและทรงพลัง เพิ่มโอกาสในการทำนัดหรือได้เบอร์โทร ตัวอย่างดังนี้ครับ

ตัวอย่างการเขียนอีเมลล์แนะนำตัวแบบมืออาชีพ

​​”Hi Mr. Jordi,

I found your contact via Linkedin.com (บอกว่าได้อีเมลล์ของเขามาจากที่ใด), My name is Pan, Managing Director of xxx Vietnam (แนะนำตัวว่าคุณเป็นใคร), I am supporting Central Group and CP Thailand for the online marketing and xxx (บอกว่าคุณทำอะไรโดยผสมกับความสำเร็จที่ผ่านมาเข้าไปด้วย), which could be your good business benefit in Vietnam (บอกว่าจะได้ประโยชน์เชิงธุรกิจที่จะได้เหมือนกับกลุ่ม CP), because I have a successful story and experiences for retail industry. (โม้อีกนิดหน่อยเรื่องความสำเร็จเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ)

Please kindly review my credential and consider our next meeting time on 6th Mar, 5pm. (ความต้องการคือขอทำนัดโดยการเสนอวันและเวลาไปเลย ไม่ต้องถามว่าว่างวันไหน)

I’ll share you the business benefit in short time. (ตอกย้ำไปว่าจะใช้เวลาไม่นาน)

Thank you”

ถ้าคุณตัดตัวหนังสือสีแดงออกก็จะได้ประโยคแนะนำตัวที่มีความยาวประมาณ 5 บรรทัดพอดี ทำให้คุณมีความเฉียบขาดในการเขียนอีเมลล์ได้ดีขึ้นและครบถ้วน

4. ลูกค้าใช้ภาษาใดในการเขียนก็จงใช้ภาษานั้นตามพวกเขา

อาจจะฟังดูแปลกนะครับ แต่เชื่อหรือไม่ว่าการใช้ภาษาในอีเมลล์ให้ตรงกับลูกค้าจะช่วยให้เกิดความน่าเชื่อถือต่อกันและกันได้มากยิ่งขึ้น เช่นลูกค้าที่ส่งอีเมลล์หาคุณด้วยภาษาอังกฤษ คุณก็จงเขียนอีเมลล์ตอบกลับด้วยภาษาอังกฤษที่ดีต่อพวกเขา เชื่อผมไหมครับว่าพวกเขาจะ “อ่านตัวคุณ” จากคำศัพท์และแกรมม่าที่คุณเขียนลงไป (ขนาดนั้นเลย) ถ้าคุณเขียนได้ดี สละสลวย กระชับ คุณจะได้ความน่าเชื่อถือและการยอมรับนับถือเพิ่มขึ้น แต่ถ้ามีภาษาที่ไม่แข็งแรง จงใช้คำศัพท์ง่ายๆ และตรวจทานเรื่องความหมายให้ดีก่อนส่งนะครับ

ส่วนลูกค้าที่ใช้ภาษาไทยอยู่แล้ว คุณคงไม่มีปัญหามากนัก แต่จงระวังแค่เรื่อง “คำลงท้าย” คำว่า “นะครับ” กับ “นะคะ” จงอย่าเขียน นะครับ เป็น “นะคับ” และอย่าเขียน นะคะ เป็น “นะค่ะ” หรือ ใช่ค่ะ เป็น “ใช่คะ” ซึ่งคุณอาจจะมองว่าเป็นเรื่องเล็กนิดเดียว แต่จริงๆ แล้วลูกค้าจะสแกนคุณทันทีว่าคุณมีวุฒิภาวะกับการใช้ไวยากรณ์ที่ไม่ได้เรื่องนั่นเองครับ อย่าพลาดเชียวล่ะ

5. จงใส่ใจเรื่องขนาดไฟล์เวลาแนบเอกสารส่งหาลูกค้า

โดยเฉพาะไฟล์ Company Profile หรือ Introduction ขนาดใหญ่ มีหลายหน้า ซึ่งคุณอาจจะคิดไปเองว่ามันเจ๋งเพราะคุณยัดของดีๆ ไว้เพียบ ลูกค้าต้องว้าวแน่นอน ผมบอกก่อนเลยว่ายิ่งยาว ลูกค้ายิ่งสไลด์มือถือหนีครับ พวกเขาจะแทบไม่อ่านเลยแม้แต่หน้าเดียว จงออกแบบให้มีความกระชับ ไม่ควรเกิน 10 หน้า และขนาดไฟล์อย่าให้เกิน “5 MB” เพราะบางบริษัทมีการจำกัดขนาดการรับส่งไฟล์ เพื่อให้ไม่แหล่งเก็บข้อมูลมีขนาดใหญ่เกินไป ทำให้คุณส่งไปแล้วโดนตีกลับ ไม่ถึงมือลูกค้า กลายเป็นทำงานเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ ไม่ได้ผล

6. จงใส่ “Signature” หรือนามสกุลลงท้ายอีเมลล์ทุกครั้ง (สำคัญ)

เรื่องนี้ผมก็ไม่เข้าใจว่าทำไมแม้แต่บริษัทหัวนอกยักษ์ใหญ่ ทั้งลูกค้าและนักธุรกิจหลายคนไม่ใส่ “Signature” หรือลายเซ็นลงท้ายอีเมลล์ทุกครั้ง ทั้งๆ ที่มันตั้งออโต้ให้ใส่มาทุกครั้งเวลาจะเขียนอีเมลล์ใหม่หรือตอบเมลล์ได้ (ถ้าไม่รู้วิธีจงถามฝ่าย IT บริษัทคุณดูนะครับ) นามสกุลหรือ Signature จะมีประโยชน์มากในการที่ลูกค้าหรือคุณเองต้องการโทรหาอีกฝ่ายได้ทันที การส่งอีเมลล์อย่างเดียวจะไม่มีเบอร์โทรศัพท์ ทำให้เรื่องที่เร่งด่วนหลายเรื่องนั้นช้าลงไปอีก นามสกุลที่ดีมีตัวอย่างดังนี้

ตัวอย่างนามสกุล “Signature” ของอีเมลล์ในช่วงท้ายของอีเมลล์ 

หลักๆ เลยก็คือนามสกุลที่มีชื่อ ตำแหน่งของคุณ และ “เบอร์โทรศัพท์” ให้ครบถ้วนนะครับ ลองไปดูตัวอย่างจากหลายๆ บริษัทที่ดูดีแล้วแก้เอาก็ได้ ที่อยู่ของบริษัทคุณก็สำคัญ เผื่อคนอื่นจะเอาไว้ลงในรีพอร์ทครับ

7. จงใช้อีเมลล์ในการติดตามงานลูกค้า

อีเมลล์ก็เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือสำคัญที่ช่วยติดตามงานให้กับลูกค้าได้อย่างเป็นมืออาชีพ ใช้ในการเตือนความจำให้กับลูกค้าได้ด้วย เพราะบางทีงานของลูกค้าเข้ามาเยอะ พวกเขาอาจจะลืมงานคุณไปก็เป็นได้ วิธีการใช้อีเมลล์ในการติดตามงานนั้นก็มีหลักการง่ายๆ คือ เวลาสรุปงานในอีเมลล์ คุณจงระบุ “Next Step” เป็นข้อๆ อยู่เสมอ เช่น ข้อ 1 คุณจะส่งงานลูกค้าอะไรบ้าง ข้อ 2 คุณจะขอทำนัดเข้าไปดูสถานที่หน้างาน เป็นต้น โดยระบุ “วัน-เวลา” ให้ชัดเจน จากนั้นให้รอลูกค้าตอบกลับ

ถ้าใกล้ถึงวันหรือเลยกำหนดการไปแล้วลูกค้ายังเงียบๆ คุณจง “Reply All” อีเมลล์ฉบับนั้นและตามงานจากข้อความที่คุณระบุใน “Next Step” เพื่อให้ลูกค้าได้ตอบกลับมา ลูกค้าจะมีความเกรงใจและมองว่าไม่รู้สึกกดดัน เพราะคุณได้ติดตามงานจากวัน-เวลาที่ระบุไว้แล้ว ทำให้ดูมีความเป็นมืออาชีพสูง งานไหนที่สำคัญก็ควร “ปักหมุด” หรือทำสัญลักษณ์รูปดาวเอาไว้ด้วย คุณจะได้ไม่ลืมอ่านและรู้ว่าจะต้องทำอะไรต่อไปเพื่อเตือนความจำ

ดูสิครับว่าเรื่องกล้วยๆ อย่างการเขียนอีเมลล์ก็ยังต้องมีความเป็นมืออาชีพสูง งานพวกนี้คุณจะมองข้ามไปไม่ได้เด็ดขาด เพราะเรื่องเหล่านี้ที่คุณคิดไปเองว่าเป็นเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ในสายตาลูกค้านั้น พวกเขาสามารถประเมินความเป็นมืออาชีพในตัวคุณได้ทันที นี่คือสิ่งที่คุณเอาชนะเซลล์คู่แข่งที่มองข้ามเรื่องพวกนี้ไปได้ครับ

Comments

0 comments