วิธีการเขียน Minute of Meeting เพื่อการทำงานที่เป็นมืออาชีพยิ่งขึ้น

หลายๆ คนมักละเลยกับการทำ “Minuite of Meeting” ซึ่งบางคนยังไม่รู้ด้วยซ้ำว่ามันคืออะไร ดังนั้นผมจึงขออธิบายให้เคลียร์อีกครั้งนะครับว่า Minute of Meeting ก็คือการสรุปวาระการประชุมโดยเฉพาะหลังจากเข้าพบลูกค้าเสร็จ โดยทั่วไปแล้วจะสรุปและส่งเป็นอีเมลที่ลูปผู้เกี่ยวข้องทั้งฝั่งลูกค้าและฝั่งคุณเข้าไปด้วย หน้าที่นี้หลักๆ จะต้องเป็นของนักขายที่ต้องทำครับ

เชื่อหรือไม่ว่าการทำ Minute of Meeting นี่แหละที่ทำให้คุณเป็นนักขายที่มีความเป็นมืออาชีพ น่าเชื่อถือ และทำให้คุณเป็นนักธุรกิจตามมาตรฐานระดับโลกได้เลย เรื่องนี้จะไม่ทำให้ชีวิตการขายของคุณเสียเวลาเป็นอันขาด ถ้าคุณยังไม่เห็นประโยชน์ว่าทำไปทำไม ผมจะอธิบายให้คุณฟังเองครับ

1. ประโยชน์ของการทำ Minute of Meeting สำหรับฝั่งลูกค้าและวิธีสร้างแบบง่ายๆ

อย่าลืมสร้างอีเมลใหม่ว่า Minute of Meeting ตามด้วยชื่อบริษัทลูกค้าและบริษัทคุณ Minute of Meeting คือการสรุปวาระสำคัญในการประชุมว่ามีเนื้อหาอะไรที่สำคัญสำหรับคุณและลูกค้า ตัวอย่างเช่น

Topic

– ลูกค้าสนใจเรื่องโซลูชั่นของคุณซึ่งเห็นด้วยว่าสามารถช่วยลดต้นทุนทางธุรกิจให้กับฝ่ายผลิตได้
– ลูกค้ามีโครงการที่จะทำเรื่องนี้ประมาณช่วง Q1 (ไม่เกินเดือนมีนาคม)
– ลูกค้าอยากให้คุณทำพรีเซนเทชั่นที่ออกแบบโซลูชั่นในขั้นตอนถัดไป

และส่วนที่สำคัญต่อมาที่จะทำให้ฝั่งลูกค้าและทีมงานของคุณสามารถติดตามงานได้พร้อมกับก็คือการทำขั้นตอนถัดไปพร้อมระบุเวลาที่จะส่งมอบ คือ

Next Step

– คุณจะทำการทำใบเสนอราคาเพื่อออกแบบงบประมาณและส่งให้ลูกค้าภายใน 5 วันทำการ
– ขอทำนัดลูกค้าเพิ่มเติมกับทีม Operation ของลูกค้าเพื่อเก็บข้อมูลเพิ่มเติมและเสนอช่วงเวลาให้ลูกค้าพิจารณาช่วงสัปดาห์หน้า
– คุณจะจัดทำโซลูชั่น พรีเซนเทชั่นให้กับลูกค้าภายในสุดสัปดาห์และจะส่งให้ทางอีเมลพร้อมกับช่วงเวลานัดนำเสนอ

การระบุวันและเวลาจะทำให้คุณไม่พลาดการติดตามงาน ที่สำคัญคือเมื่อทำตาม Next Step แล้ว คุณสามารถโทรติดตามงานเพื่อทำนัดหรือส่งงานได้อย่างเป็นมืออาชีพ กฎของการทำ Minute of Meeting สำหรับลูกค้าที่ดีคือ “ภายใน 1 วันทำการ”

2. ประโยชน์ของ Internal Minute of Meeting และวิธีเขียน

ส่วนนี้คือการสร้าง Minute of Meeting ให้กับทีมงาน “ภายใน” ที่เกี่ยวข้องกับการขายของคุณ เช่น ทีม Product ทีม Planner ทีม Engineer ทีม Designer ฯลฯ เพื่อให้พวกเขาได้รับ “บรีฟ” ตรงกับที่คุณได้รับจากลูกค้าและทำให้พวกเขา Action เพื่อส่งมอบงานให้คุณ ตัวอย่างเช่น

Internal Minute of Meeting for xxx customer

Agenda คือการบรีฟงานว่าลูกค้าและคุณต้องการอะไร จากนั้นคือใครคือผู้รับผิดชอบงาน
– ลูกค้าต้องการราคาจากฝั่งทีม Product ในโซลูชั่นคลาวด์ สโตเรจ รบกวนให้คุณ xxx (ผู้รับผิดชอบงาน) ส่งข้อมูลให้กับคุณภายใน 5 วันทำการ
– ลูกค้าอยากให้ช่วยเข้าไปทำเดโม่ รบกวนทีมคุณบอยเตรียมคนเข้าไปทำการทดลองให้ลูกค้า เบื้องต้นจะนัดลูกค้าช่วงสัปดาห์หน้า

และคุณควรส่งข้อมูลด้วย BANT Model เพื่อให้ทีม Support จัดลำดับความสำคัญได้ดีขึ้น คือ

B (Budget) = บอกทีมงานว่างบประมาณเบื้องต้นราคาเท่าไหร่
A (Authority) = ฝั่งลูกค้ามีใครบ้างที่คุยอยู่ เช่น คุยกับ C-Level คุยกับ Manager เป็นต้น
N (Need) = ความต้องการของลูกค้า เช่น ต้องการราคา เดโม่ ออกแบบโซลูชั่น ฯลฯ
T (Timeline) = คือช่วงเวลาที่ลูกค้าต้องการเริ่มโครงการหรือตัดสินใจซื้อ

และคุณควรทำ Internal Minute of Meeting ให้กับทีม Support ภายใน 2 วันทำการ

Comments

0 comments