วิธีการเขียนอีเมลล์หาลูกค้า เพื่อหลีกเลี่ยงการเขียนแบบ Spam Mail

การเขียนอีเมลล์ โดยเฉพาะการขายแบบองค์กร (B2B) แทบจะทุกระดับ ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่ง่าย รวดเร็ว น่าเชื่อถือ และมีความเหมาะสมกับยุค 4G ในปัจจุบันนี้มากที่สุด ผมคงไม่ต้องย้ำอะไรมากว่าการส่งอีเมลล์หาลูกค้านั้นมีความสำคัญและควรเขียนให้มีความเป็นมืออาชีพ (คลิกเพื่ออ่านวิธีการเขียนอีเมลล์อย่างมืออาชีพ)

เรื่องราวของการใช้อีเมลล์สำหรับธุรกิจนั้นมีการริเริ่มมานานพอสมควรแล้ว เท่าที่ผมจำความได้ ใช้เวลาราวๆ 15-20 ปีที่แล้วเลยก็ว่าได้ ไล่ตั้งแต่ยุคสมัยของ Thaimail, Chaiyomail, Hotmail (ดังสุดๆ) จนถึง Gmail แต่คอนเซ็ปของการเขียนอีเมลล์เพื่อส่งหาลูกค้าก็ยังไม่เปลี่ยนแปลงไปมากนัก ที่จะเปลี่ยนก็แค่เทคโนโลยีเท่านั้น

แต่เจ้าอีเมลล์เนี่ยแหละที่สร้างปัญหาด้านไอทีระดับโลกมามากมาย ไล่ตั้งแต่ไวรัสคอมพิวเตอร์ อีเมลล์ขยะที่ส่งออกมามากมายมหาศาล อีเมลล์เกี่ยวกับโฆษณาที่แสนน่ารำคาญ โดยเฉพาะเว็บไซท์การพนันหรือเว็บไซท์ลามก (ฮา) ในภาษาคอมพิวเตอร์เราเรียกอีเมลล์ประเภทนี้ว่า “สแปมเมลล์” (Spam Mail) นั่นเองครับ

ลูกค้าเองย่อมได้รับ “อีเมลล์ขยะ” เหล่านี้ทุกๆ วันอยู่แล้ว หรือแม้แต่นักขายบางท่านที่ใส่ข้อมูลหรือเขียนอีเมลล์แบบผิดวิธี ลูกค้าอาจรู้สึกว่าอีเมลล์ของคุณเป็นแค่ สแปมเมลล์ จนไม่เปิดอ่านและรู้สึกรำคาญได้ ทำให้คุณเสียเวลาเขียนอีเมลล์ตั้งนาน แต่ลูกค้าไม่อ่านก็เปล่าประโยชน์อยู่ดีครับ และนี่คือวิธีการเขียนอีเมลล์ที่ถูกต้องเพื่อทำให้ลูกค้าไม่รู้สึกว่าถูกสแปมครับ

1. จงหลีกเลี่ยงการใส่ลิ้งก์ข้อความที่เยอะเกินไป

นักขายบางท่านพยายามจะใส่ข้อมูลให้ครบถ้วน จนบางครั้งก็ลืมดูว่ามันมากเกินไป เช่น ลิงก์บทความหรือลิงก์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการขาย นี่คือข้อผิดพลาดที่ทำให้ลูกค้ามองว่าเป็นสแปมเมลล์มากที่สุดเลยก็ว่าได้ เพราะลูกค้าอาจจะมองว่าลิงก์ที่เยอะแยะลายตา นอกจากพวกเขาจะขี้เกียจคลิกเข้าไปดูแล้ว พวกเขาอาจจะลบอีเมลล์ทิ้งก่อนอ่านเนื้อความเลยด้วยซ้ำ

2. จงใช้ฟอนต์ตัวอักษรที่ได้มาตรฐาน

ส่วนใหญ่สแปมเมลล์หรืออีเมลล์ที่ไม่มีความเป็นมืออาชีพมักจะเลือกใช้ฟอนต์ตัวหนังสือที่ไม่ได้มาตรฐานที่เป็นทางการ จงหลีกเลี่ยงการใช้ฟอนต์หรือตัวอักษรรูปทรงแปลกๆ นอกจากจะไม่มีความเป็นมืออาชีพแล้ว ยังส่อให้เห็นถึงความไร้เดียงสาหรือภูมิปัญญาของคุณด้วยครับ ฟอนต์มาตรฐานที่สามารถใช้ได้ เช่น Cordia UPC, Times News Roman, Tahoma, Calibre เป็นต้น

3. คุณแนบไฟล์ที่ใหญ่เกินไป

นักขายส่วนใหญ่มักจะมองข้ามเรื่องนี้เลยด้วยซ้ำ เวลาส่งไฟล์บางอย่าง เช่น Company Profile ที่มีขนาดใหญ่เกินไป เช่น เกิน 5MB หลายๆ บริษัทของลูกค้ามักจะจำกัดขนาดไฟล์ของอีเมลล์ที่ส่งมา นอกจากจะส่งหาลูกค้าไม่ได้แล้ว ลูกค้าบางท่านอาจรู้สึกรำคาญที่ต้องดาวน์โหลดไฟล์เพื่อดูในกรณีที่สามารถส่งหาลูกค้าได้ พวกเขาอาจจะมองว่าอีเมลล์ของคุณเป็นขยะที่ไร้คุณค่า ทำให้คุณเสียเวลาอย่างเปล่าประโยชน์เพราะลูกค้าขี้เกียจเปิดอ่าน

4. จงอย่าใส่รูปภาพในเนื้ออีเมลล์มากเกินไป

อีเมลล์ยุคใหม่ๆ สามารถแนบรูปได้โดยง่าย เพียงแค่ลากและวาง ภาพก็จะปรากฎในเนื้อเมลล์แล้ว แต่การที่ใส่ข้อมูลพวกนี้มากเกินไป มันจะทำให้ลูกค้ารู้สึกลายตา น่ารำคาญ อีเมลล์มีช่องว่างมากมายยาวเหยียด รูปภาพที่มากเกินไปจะทำให้อีเมลล์ดูไม่มีความเป็นมืออาชีพ เนื้อเมลล์ที่ดีควรสั้นและสบายตา

5. จงอย่าใช้คำฟุุ้งๆ ที่มันฮาร์ดเซลล์เกินไป

พูดง่ายๆ ก็คือคำพูดในทีวีโฆษณานี่แหละครับ เช่น สินค้าชิ้นนี้มันเยี่ยมมาก ยอดมาก ไร้ที่ติ ทำให้คุณมีความสุขในการใช้และชีวิต ฯลฯ คำพูดพวกนี้จะทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าคุณไม่มีความเป็นมืออาชีพ โอเวอร์ ไม่น่าเชื่อถือ จงพยายามใช้คำพูดที่น่าเชื่อถือและมีความเป็นผู้ใหญ่ในเนื้อเมลล์เสมอ

นี่คือวิธีการและเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ เพื่อให้อีเมลล์ของคุณมีคุณค่าและลูกค้ารู้สึกว่าไม่ได้เป็นพวกสแปมเมลล์ ทำให้สิ่งที่คุณทำไปก็ไม่ได้ไร้ความหมายครับ

Comments

0 comments