เขียนอีเมลยังไงให้ดูเทพ
อีเมลสำหรับคุณมีความหมายมากแค่ไหนกันครับ? สำหรับผมนั้น มีความหมายที่โคตรสำคัญและไม่ใช่เอาไว้แค่ส่งข้อความหาลูกค้าเท่านั้น มันสำคัญถึงขั้นสามารถเอาไว้ใช้เป็นหลักฐานทางธุรกิจหรือทางกฎหมายได้เลยทีเดียว เรียกได้ว่าอีเมลที่ดีนั้นบ่งบอก “ตัวตน” ของคนคนนั้นว่ามีความน่าเชื่อถือมากแค่ไหนเลยล่ะครับ
มาดูวิธีเขียนอีเมลขั้นเทพตามแบบฉบับมืออาชีพ เพื่อเพิ่มโอกาสในการตอบกลับหรือป้องกันความผิดพลาดในการใช้อีเมลในการดำเนินธุรกิจจากผมกันดีกว่าครับ ผมมี Checklist พร้อมตัวอย่างการเขียนอีเมลแบบรวมๆ ที่เจ๋งและเอาไปใช้ตามได้ง่ายราวกับปอกกล้วยเลยล่ะครับ
1. หัวจดหมาย (Subject Line): เขียนหัวข้อให้ดูเป็นกันเองแต่ชัดเจน
2. ประโยคสั้นๆ เป็นหัวข้อ (Short Sentences): เขียนเนื้อหาที่แบ่งเป็นข้อๆ หรือบูลเล็ต (Bullet) ให้กระชับว่าต้องการจะสื่ออะไร หรืออยากให้ทำอะไร มีข้อกำหนดอะไร
3. ภาษาง่ายๆ (Plain Language): เขียนให้เข้าใจง่าย ภาษาปากก็เอามาใช้ได้ หลีกเลี่ยงศัพท์สูงหรือศัพท์ยากๆ
4. ภาษาเปี่ยมไปด้วยพลังงาน (Positive Energy): ลองใช้ภาษาปากที่แสดงถึงความสดใส ตื่นเต้น แต่ไม่มากจนโอเวอร์จนเกินไป ลองเขียนภาษาที่อ่านแล้วรื่นหู เพราะภาษาเขียนอ่านจะดูน่าเบื่อมากกว่า
5. มี Next Step: คือระบุในอีเมลว่าจะให้ทำอะไรต่อไป หรือต้องการข้อมูลอะไร เช่น ขอนัดหมาย ขอข้อมูลเพิ่มเติม เป็นต้น
6. Signature หรือลายเซ็น: ไม่ได้บอกให้แนบรูปลายเซ็นนะครับ แต่ลายเซ็นในอีเมลก็คือ ชื่อ ตำแหน่ง ที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล โลโก้บริษัท ฯลฯ ซึ่งกำหนดให้เป็นรูปแบบอัตโนมัติได้ ทำให้ลูกค้าติดต่อได้โดยง่ายจากการอ่านอีเมล
7. ใส่ใจกับการอ่านบนมือถือ (Smartphone Friendly): ใช้ประโยคที่นึกถึงคนอ่านบนมือถือ เช่น ไม่เกิน สามย่อนหน้า แต่ละย่อหน้าไม่มีประโยคยาวจนเกินไป อ่านภายใน 1 หน้าจอก็เข้าใจได้
ตัวอย่างอีเมลที่ดี
Subject: ความคืบหน้าเกี่ยวกับ Project ด้านการตลาดแบบอินฟลูเอนเซอร์ที่ช่วยให้แบรนด์มี Awareness อย่างมาก ในช่วง Covid
สวัสดีครับ คุณเอกชัย
ผมเข้าใจว่าช่วงนี้คุณคงยุ่งมากหลังจากปลดล็อกดาวน์ ธุรกิจน่าจะกลับมาคล่องตัวเหมือนเดิม ยินดีด้วยนะครับ
ผมแพน จากบริษัท xxx ซึ่งคราวก่อนเราได้พูดคุยเกี่ยวกับโปรเจคด้านการตลาดออนไลน์ที่ช่วยสร้าง Brand Awareness ให้กับธุรกิจของคุณเอกชัยในช่วงโควิด และยินดีมากที่คุณเอกชัยได้รับประโยชน์พร้อมกับสนใจโซลูชั่นที่ผมเสนอ ผมจึงขอแจ้งความคืบหน้าเพื่อให้โครงการเป็นไปได้จริง ดังนี้ครับ
– ทางทีมงานได้จัดเตรียม Proposal แบบครบวงจร ซึ่งได้แนบให้พิจารณาแล้วตามไฟล์แนบ
– ขอทราบช่วงเวลาที่สะดวก เป็นช่วงวัน พุธ หรือ ศุกร์ สัปดาห์หน้า เวลาประมาณ 2pm เพื่อนัดหมายกับผู้บริหารในการพิจารณาข้อเสนอ เมื่อเห็นควรว่า Proposal ครบถ้วนและตอบโจทย์
ขอรบกวนพิจารณาข้อเสนอด้วยครับ ทางทีมรู้สึกยินดีและมีความพร้อมในการ Next Step กับลูกค้าเพื่อให้ผลลัพธ์เกิดประโยชน์สูงสุด
Sincerly Yours,
Pornpat Wattananiyomkajohn
Head of Sales
xxx (Thailand) Co., Ltd.
Tel: 0xx-xxxxx-xx
Email: xxx@xxx.com
Address: xxx xxx xxx Bangkok, Thailand
นี่คือตัวอย่างอีเมลแบบมืออาชีพจากผมครับ
Comments
0 comments
