เขียนเมลให้ลูกค้าตอบกลับเร็วๆ
อีเมลล์ (Email) คือเครื่องมือชิ้นสำคัญที่เอาไว้ใช้สื่อสารกับลูกค้า “แบบมีลายลักษณ์อักษร” ซึ่งในยุคนี้ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจแบบทั่วๆ ไป (B2C) ก็ยังใช้อีเมลล์ในการสื่อสารหาลูกค้า แต่กับธุรกิจแบบองค์กร (B2B) ถือว่าอีเมลล์เป็นสิ่งที่ขาดเสียมิได้เลยล่ะครับ
ประโยชน์ของอีเมลล์มีมากมายหลายประการ ที่เห็นได้ชัดก็คือลายลักษณ์อักษรสำคัญอย่างการตกลงในเรื่องเงื่อนไขการซื้อขายต่างๆ ข้อตกลงเบื้องต้นก่อนการร่างสัญญาอย่างเป็นทางการ หรือแม้แต่การใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงเพื่อป้องกันข้อขัดแย้งหรือความเข้าใจผิดในเรื่องของการทำงาน
แต่ปัญหาของนักขายหลายๆ คนที่ผมพบเห็นได้ทั่วไปแม้กระทั่งนักขายประสบการณ์สูงก็คือการเขียนอีเมลล์ที่ยังขาดประสิทธิภาพจนสร้างความสับสน ไปจนถึงความเบื่อหน่ายในความรู้สึกของลูกค้า เลวร้ายที่สุดคือการสร้างความเข้าใจผิดตั้งแต่ก่อนซื้อขายไปจนถึงหลังการซื้อขายเลยทีเดียว
นอกจากนี้ยังมีปัญหาของนักขายในเรื่องของการส่งอีเมลล์แต่ไม่ได้รับการตอบรับจากลูกค้า ลูกค้าเงียบ ไม่มีความเคลื่อนไหวใดๆ เพราะคุณทำตามที่ลูกค้าบอกให้ “ส่งเมลล์มาก่อน” เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนนี้สำหรับนักขายอ่อนหัดก็คงไม่รู้ว่าจะทำอย่างไรต่อไป เลยตัดสินไปเองว่าลูกค้าคงเลิกสนใจและไม่ซื้อแล้ว
ผมจึงขอแชร์วิธีการเขียนอีเมลล์ที่ดีและเพิ่มโอกาสการรับนัดจนมีความคืบหน้าของงานเกิดขึ้นสำหรับคุณครับ
1. เขียนสั้นๆ เน้นเนื้อๆ ไม่เกิน 3 ย่อหน้า (Paragraph)
อีเมลล์ที่ดีจะต้องสรุปเนื้อหาตามหัวเรื่องของอีเมลล์ให้ชัดเจนว่าต้องการสื่อสารกับลูกค้าในเรื่องอะไร ตัวอย่างเช่น
– หัวข้อ (Subject): นำส่งใบเสนอราคาตามเงื่อนไขที่คุยกันไว้สำหรับบริษัท xxx
– เนื้อหาอีเมลล์ไม่เกิน 3 ย่อหน้าแบบเนื้อๆ:
เรียนคุณสมชาย
ตามที่คุยกันไว้ในวันนี้ช่วงเช้า ผมขอนำส่งใบเสนอราคาที่มีการปรับเงื่อนไขล่าสุดและได้แนบไฟล์ไว้เรียบร้อยแล้ว
รบกวนช่วยรีวิวและพิจารณาข้อเสนอ รายละเอียดทั้งหมดได้ระบุไว้เรียบร้อยในไฟล์แนบแล้ว (ไม่จำเป็นต้องเขียนบรรยายรายละเอียดทั้งหมดเพราะมันรกหูรกตา)
ถ้ามีข้อสงสัย ผมมีความยินดีที่จะเข้าพบเพื่อเจอหน้าอีกครั้งทันที (สร้างโอกาสในการเจอหน้าต่อไป) หรือสามารถโทรหาผมเพื่อสอบถามได้ทันทีครับ ถ้าทุกอย่างโอเค รบกวนคอนเฟิร์มใบเสนอราคากลับมา (ปิดการขายผ่านอีเมลล์) เพื่อดำเนินการจัดซื้อในขั้นตอนถัดไป ทางผมจะอำนวยความสะดวกให้ง่ายที่สุดครับ
ขอบคุณครับ
2. อย่าลืมใส่ “ลายเซ็น” แนบท้ายในอีเมลล์เสมอ
ลายเซ็นในที่นี้ไม่ใช่ลายเซ็นหวัดๆ ของคุณจริงๆ นะครับ (ฮา) แต่มันคือ Signature ที่ระบบอีเมลล์คุณสามารถตั้งค่าได้ พูดง่ายๆ ก็คือมันจะเป็นข้อมูลแนบท้ายเกี่ยวกับตัวคุณราวกับว่าคุณได้แนบนามบัตรให้กับลูกค้า ซึ่งจะใส่ในท้ายข้อความของอีเมลล์ทุกครั้ง รายละเอียดสำคัญที่ต้องมีเสมอคือชื่อจริง นามสกุล เบอร์โทรมือถือ อีเมลล์ ที่อยู่ของออฟฟิศคุณ เพื่อให้ลูกค้าง่ายต่อการติดต่อคุณกลับทันที นักขายที่ห่วยคือนักขายที่ไม่ใส่ใจเรื่องนี้และไม่แม้แต่จะทำเหมือนคนอื่นเลยด้วยซ้ำ ทุกวันนี้ก็ยังมีให้เห็นอยู่ทั่วไปครับ
3. ถ้าต้องการให้ลูกค้าตอบรับนัดเร็วๆ ผ่านอีเมลล์ จงเสนอวันและเวลาไปในเนื้อเมลล์ได้เลย
เป็นวิธีที่ทำให้ลูกค้าตอบตกลงเรื่องการรับนัดคุณได้เร็วขึ้น ด้วยการ “สั่ง” ให้ลูกค้าเลือกวันที่คุณต้องการเข้าพบ โดยคุณต้องบอกจุดประสงค์ของการเข้าพบให้ชัดเจน จากนั้นให้ระบุวันและเวลาที่เผื่อช่วงเวลาเอาไว้ประมาณช่วง 3-5 วันทำการ เพื่อให้ลูกค้ามีเวลาในชวงที่คุณนำเสนอนัดหมาย ตัวอย่างเช่น
– หัวข้อ (Subject): นัดหมายเรื่องการแชร์ประโยชน์ของโซลูชั่นพร้อมกับกรณีศึกษาจริงให้กับบริษัท xxx
เรียนคุณ สมศักดิ์
ผมแพนจากบริษัท xxx นะครับ ผมได้รับอีเมลล์มาจากฝ่ายจัดซื้อ (หาบุคคลอ้างอิงเพื่อความน่าเชื่อถือ) จึงขอติดต่อคุณสมศักดิ์ผ่านอีเมลล์นี้นะครับ บริษัทของผมทำนวัตกรรมด้านการตลาดออนไลน์ให้กับองค์กรที่มีชื่อเสียงหลายแห่ง เช่น xxx (แนะนำบริษัทพร้อมตัวอย่างลูกค้าเพื่อความน่าเชื่อถือ) และประสบความสำเร็จมาก
ผมจึงขอทำนัดเพื่อเข้าไปแชร์ประโยชน์ทางธุรกิจที่น่าจะช่วยงานคุณสมศักดิ์ให้ง่ายขึ้น พร้อมกับตัวอย่างกรณีศึกษาจริงที่เหมาะสมกับธุรกิจ รบกวนพิจารณาวันศุกร์ที่ xx เดือน xx ช่วงเวลา 14.00น. ด้วยครับ
ผมหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้แชร์ผลประโยชน์ทางธุรกิจให้กับคุณสมศักดิ์ รบกวนตอบกลับอีเมลล์ด้วยครับ ถ้าไม่สะดวกอย่างไร ผมยินดีขยับวันตามที่คุณสมศักดิ์สะดวกครับ (เสนอทางเลือกให้ลูกค้าเสนอวันใหม่กรณีที่เขายุ่งจริงๆ)
4. ส่งอีเมลล์ถามลูกค้าแบบสั้นๆ เพื่อเตือนความจำ
เป็นไปได้ว่าลูกค้าที่งานยุ่งมากๆ อาจมองข้ามอีเมลล์ของคุณไปในช่วงนั้น ซึ่งก็ไม่แปลกเพราะขนาดผมเองยังลืมอ่านเมลล์ที่คิดว่าไม่สำคัญเลย (ฮา) คุณจึงใช้วิธีง่ายๆ ด้วยการส่งอีเมลล์ต่อจากฉบับเดิมที่เคยส่งให้ลูกค้าไปซักระยะนึงแล้วด้วยข้อความสั้นๆ เช่น
“ตามที่ผมส่งข้อมูลให้เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ลูกค้ามีความเห็นอย่างไรบ้างครับ ทางผมยินดีที่จะฟังครับ”
“รบกวนตอบกลับพร้อมกับแชร์ความคิดเห็นเพิ่มเติมได้มั้ยครับ”
“ลูกค้าสะดวกให้ทางทีมเข้าพบเพื่อหารือกันต่อหน้ามั้ยครับ”
“ราคาที่เสนอไป ลูกค้าติดตรงไหนรึเปล่าครับ ทางผมจะได้ช่วยดูให้ทันที”
นี่คือวิธีการเขียนอีเมลล์เพื่อให้ลูกค้าตอบกลับคุณได้อย่างรวดเร็วจากผมครับ
Comments
0 comments
