งานของคุณจะง่ายขึ้นถ้าทำสิ่งนี้
จะดีกว่าไหมถ้างานของคุณสามารถทำทุกอย่างได้แบบ “อัตโนมัติ” ซึ่งก็คงจะดีไม่น้อยถ้าคุณมีเวลาเหลือเฟือไปหาลูกค้า ซึ่งถ้าคุณเป็นระดับผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการด้วยแล้วก็คงจะดีสำหรับลูกน้องของคุณ เพราะจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผมจึงมีวิธีการดีๆ เพื่อให้งานของคุณง่ายขึ้น ดังนี้
1. มี Template หรือเครื่องมือในการสร้างใบเสนอราคาแบบอัตโนมัติ
ถ้าคุณเป็นนักขาย จะดีมากๆ ถ้าคุณรู้จักทำ Template หรือ Draft ใบเสนอราคาที่มีรายการสินค้าหรือรายละเอียดต่างๆ โดยเฉพาะสินค้าที่ขายบ่อย เอาเป็นว่ามันจะง่ายขึ้นแน่ๆ เพียงแค่เปลี่ยนชื่อบริษัทกับรายละเอียดก็เป็นอันเรียบร้อย ไม่ต้องเสียเวลามานั่งทำใหม่ นอกจากนี้ควรจะมีเครื่องมือหรือ Template ที่ใช้ในการสร้างใบวางบิล ใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติด้วย ซึ่งสำหรับใครที่เป็นเจ้าของธุรกิจ ผมแนะนำ Application FlowAccount ซึ่งจะทำให้การสร้าง Template และการทำบัญชีของคุณง่ายแบบสุดๆ
2. มีระบบและมีการทำ Sales Forecast ที่มีความแม่นยำ
ระบบ CRM กับการทำ Sales Forecast ถือว่าเป็นสิ่งที่เชื่อมโยงกัน แต่หน้าที่หลักๆ ของพนักงานขายหรือ Business Development เวลาใกล้ได้ดีลก็คือการคาดคะเนยอดขายว่าจะเข้าเมื่อไหร่ ซึ่งอย่าคิดเด็ดขาดว่ามันเป็นเพียงแค่เรื่องแค่นี้ เพราะการทำนายที่แม่นยำจะทำให้คุณช่วยฝ่ายอื่นๆ ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ฝ่ายติดตั้งก็สามารถบริหารทรัพยากรได้ ฝ่ายคลังสินค้าก็สามารถสต๊อกสินค้าให้เพียงพอกับการส่งมอบได้ เป็นต้น
3. ใช้ Electronic Signature แทนการเซ็นเอกสารแบบปกติ
วิธีนี้ได้รับการยอมรับอย่างเป็นทางการเรียบร้อยแล้ว โดยเฉพาะคำสั่งเซ็นเอกสารยืนยันต่างๆ ที่มักจะต้องรอให้คนที่มีอำนาจหรือคนที่มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholder) เป็นคนจัดการ แถมตอนนี้ยังอยู่ในช่วง Work from Home อีกต่างหาก การให้ผู้มีอำนาจเซ็นด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ผ่านโปรแกรม Adobe PDF จะช่วยลดเวลาและความยุ่งยากแถมยังส่งไฟล์แนบผ่านอีเมลถึงลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ใครจะนึกล่ะครับว่าเรื่องเซ็นเอกสารก็มักจะกลายเป็นเรื่องที่เสียเวลาได้
4. มีระบบ CRM ที่ช่วยเตือนลูกค้าที่ใกล้หมดสัญญาซื้อขาย
จะดีมากๆ ถ้าคุณใช้ระบบ CRM ที่มีความฉลาดพอในการเตือนทีมขายว่าลูกค้ารายไหนกำลังจะหมดสัญญาซื้อขาย ทีมขายจะสามารถติดตามลูกค้าเพื่อทำให้ลูกค้าต่อสัญญาซื้อขายอีกครั้ง (Renewal Process) ผลก็คือคุณจะไม่ทำลูกค้าหลุดเพราะขาดการติดตามงานเป็นอันขาด แถมยังเพิ่มโอกาสในการซื้อขายอีกด้วย
5. เอกสาร Checklist และเอกสาร FAQ ต่างๆ ทางธุรกิจ
เอกสาร Checklist จะมีประโยชน์มากเพราะจะช่วยทีมงานหรือคุณในโอกาสต่างๆ เช่น ก่อนนำเสนอลูกค้า ช่วงส่งมอบสินค้า การเตรียมต่อรองเจรจา ฯลฯ ซึ่งจะดีมากถ้าคุณทำแบบฟอร์มนี้ไว้ใช้กับตัวเองและทีมงาน ผลก็คือทีมงานทำงานได้ง่ายขึ้น มีความละเอียด ขจัดข้อผิดพลาด ส่วน FAQ (Frequency Asked Questions) คือคำถามที่พบบ่อยจากลูกค้าต่างๆ เช่น คำถาม ข้อโต้แย้ง เชิงเทคนิค ฯลฯ ซึ่งคุณสามารถทำเป็นโพยเพื่อให้ทีมงานสามารถตอบคำถามลูกค้าที่สงสัยได้อย่างถูกต้อง
Comments
0 comments
