สิ่งที่ก่อให้เกิดความน่ารำคาญในการประชุม

การประชุมที่สำคัญของธุรกิจก็คือมีตติ้งสำหรับการนำเสนอสินค้า บริการ และโซลูชั่น เรียกได้ว่าถึงขั้นชี้เป็นชี้ตายภายในการเจอหน้ากันแค่ครั้งเดียวได้เลย จะขาวหรือดำ ซื้อหรือไม่ซื้อ ขายได้หรือขายไม่ได้ก็ขึ้นอยู่กับการประชุมที่คุณทำมันได้ดีมากแค่ไหน นอกจากนี้ยังมีการประชุมภายในโดยเฉพาะการประชุมทีมขายที่ถือว่าเป็นช่วงเวลาสำคัญในการติดตามงานและกำหนดกลยุทธการขายใหม่ให้กับทีมเช่นกัน ซึ่งก็แน่นอนว่าถ้าการประชุมนั้นไม่มีประสิทธิภาพ น่ารำคาญ ผลก็คือเสียเวลาปล่าวๆ มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง

1. ใช้เวลาในการประชุมนานเกินไป

เวลามาตรฐานของการประชุมคือประมาณ 1 ชั่วโมงครับ ถ้าไม่สำคัญจริงๆ ก็ไม่ควรเกินไปกว่านั้น และคุณจำเป็นต้องเคารพเวลาด้วย การปล่อยไหลตามการสนทนาไปเรื่อยๆ ไม่เป็นประโยชน์แต่อย่างใด ยิ่งมีคนเข้าร่วมมากขึ้นเท่าไหร่ คุณยิ่งก่อความรำคาญในใจให้กับคนที่ต้องไปทำอย่างอื่นมากขึ้นเท่านั้น ลองคิดกลับกันว่าถ้าคุณมีธุระด่วนต้องไปทำแต่ยังติดประชุมและดันเป็นคนขี้เกรงใจ คุณอาจทำงานถัดไปพังได้เลยและยิ่งคิดยิ่งรู้สึกรำคาญครับ

2. เชิญผู้เข้าร่วมที่ไม่ค่อยเกี่ยวข้องกับวาระในการประชุม

ส่วนใหญ่มักเป็นระดับหัวหน้าที่ชอบให้ทีมงานทุกคนเข้าร่วมการประชุม ประเด็นคือวาระการประชุมมันก็บอกอยู่แล้วว่าต้องคุยเรื่องอะไรกับใครที่เกี่ยวข้องมากที่สุด เช่น วาระการประชุมเรื่องเป้าหมายยอดขายของปีหน้า คุณเชิญผู้จัดการฝ่ายขาย นักขาย ไฟแนนซ์ ซึ่งก็ถือว่าเกี่ยวข้อง แต่ดันไปเชิญฝั่งเทคนิคหรือวิศวกรเข้ามาฟังด้วย ซึ่งเอาตรงๆ ก็คือมันไม่ตรงกับงานของพวกเขา ผลก็คือไม่ได้ประโยชน์อะไร ทำคนอื่นเสียเวลาและไม่ได้งานอีกด้วย

3. เข้าประชุมสาย

ยิ่งเป็นการประชุมแบบออนไลน์ คนสายนี่ถือว่าเป็นตัวถ่วงสูงสุด เพราะปกติแล้วการประชุมแบบเจอหน้ามักมีเรื่องให้พูดคุยกันระหว่างรอมากกว่า ส่วนออนไลน์เวลายังไม่เริ่มประชุม คนส่วนใหญ่โดยเฉพาะลูกค้ามักปิดกล้อง ทำให้บรรยากาศมันอึมครึมมาก ทุกอย่างเงียบงัน จริงๆ แล้วการประชุมต่อหน้าก็ไม่ควรสายโดยเฉพาะถ้าคุณเป็นคนสำคัญแล้วมีคนมานำเสนองาน คุณมาสาย พวกเขาต้องนั่งย้อนเล่าเรื่องตั้งแต่แรกให้คุณฟัง ผลก็คือดูไม่มืออาชีพและเสียความรู้สึกอยู่พอสมควร

4. ไม่มีการเตรียมการนำเสนอให้พร้อม

ไล่ตั้งแต่คอมฯ แบตใกล้หมดแล้วลืมเอาสายชาร์จมา หรือใช้แม็คบุ้คแล้วดันลืมหัวแปลงสัญญานเป็น HDMI ต่อจอทีวี สไลด์ไม่เรียบร้อย ฯลฯ ซึ่งคงไม่ต้องบอกนะครับว่ามันดูไม่มืออาชีพและคุณยังมีท่าทางที่ดูเซ่อๆ ซ่าๆ ในสายตาของลูกค้าระหว่างที่รอคุณแก้ปัญหาอีกด้วยครับ

5. ชอบขัด ชอบพูดแทรก

ส่วนใหญ่มักเกิดกับคนที่อยากเป็นตัวเด่นในห้องประชุม เวลาใครนำเสนออะไรก็มักจะแทรกด้วยคำถามหรือขอเป็นฝ่ายพูดบ้างเป็นระยะๆ คงไม่ต้องบอกนะครับว่ามันน่ารำคาญแค่ไหน

6. ถามคำถามเยอะและไม่ยอมจบการประชุมซักที

เกิดขึ้นประจำเวลานำเสนอเสร็จแล้วคุณเปิดโอกาสให้ถามคำถาม ถ้าคุณคุมการตอบคำถามไม่ได้ ซึ่งมันก็ทำได้ไม่ยากด้วยการขอให้ผู้เข้าประชุมส่งคำถามมาถามด้วยไลน์หรืออีเมลก็ได้เพราะคุณมีธุระต้องไปทำ แต่คนเหล่านี้จะยิงคำถามไปเรื่อยๆ ให้คุณตอบโดยไม่จบการสนทนา ผลก็คือน่ารำคาญมากๆ ครับ

7. หาเรื่องสร้างความขัดแย้งในห้องประชุม

บางคนคงมีความแค้นส่วนตัวกับผู้เข้าประชุม เวลาเจอหน้ากันทีไรก็ใส่กันยับในนั้น ซึ่งมันก็ไม่ได้แย่มากนะครับถ้าเป็นเรื่องสำคัญและต้องการเคลียร์กันต่อหน้า หรือวาระการประชุมคือการหาทางออกจากความขัดแย้งก่อนหน้านี้ แต่คนที่น่ารำคาญคือจู่ๆ ก็เปิดประเด็น พูดจาไม่ให้เกียรติคนอื่น เอาแต่ตัวเอง ชอบถกเถียงหรือตั้งคำถามโง่ๆ ที่ได้คำตอบไปก็ไม่มีอะไรดีขึ้น น่ารำคาญมากๆ ครับ

Comments

0 comments