วิธีการจัดประชุมทีมขายให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

การประชุมทีมขายโดยผู้จัดการฝ่ายขาย ฝ่ายบริหาร หรือเจ้าของกิจการ ถือว่าเป็นมาตรฐานที่ทุกองค์กรจะต้องมีเพื่อปรึกษาหารือเรื่องการขาย วางแผนกลยุทธการขาย ติดตามผลการขาย แก้ปัญหาและพูดคุยทุกอย่างที่เกี่ยวกับงานขายขององค์กร

ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับทีมขายจะมีส่วนร่วมในการประชุม ขึ้นอยู่กับสาระสำคัญและจุดประสงค์ที่แตกต่างกันของแต่ละองค์กร มีผลลัพธ์โดยตรงและโดยอ้อมที่เป็นบวกให้กับทีมขาย

แต่ก็มีบ้างที่การประชุมทีมขายที่ขาดประสิทธิภาพหรือทำอย่างผิดวิธี อาจส่งผลให้เกิดผลเชิงลบ ซึ่งทำให้ทีมขายทำงานได้ยากขึ้น เสียเวลา ไม่ได้ประโยชน์อะไรที่ชัดเจนจากการประชุม ส่งผลให้การจัดประชุมในแต่ละครั้งคาดหวังผลลัพธ์ที่ดีจากนักขายไม่ได้ เสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์

ผมจึงขอแชร์วิธีการจัดประชุมทีมขายแบบมืออาชีพ เพื่อผลลัพธ์เชิงบวกที่ทำให้ทีมขายของคุณทำงานได้ง่ายขึ้น มียอดขายที่ดีขึ้น ส่วนของผู้จัดการฝ่ายขายก็ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มาอ่านวิธีการของผมกันเลยครับ

1. ควรออกแบบตารางการประชุมทีมขายอย่างสม่ำเสมอ

ตารางการประชุมทีมขายที่ดีและมีมาตรฐานระดับโลก ส่วนใหญ่จะจัดขึ้นใน “วันจันทร์” ช่วงเช้า (9.00-12.00น.) ซึ่งคุณจะต้องแจ้งนักขายทุกคนในทีมให้เคลียร์ตารางเวลาในช่วงเช้าวันจันทร์ให้พร้อม (อนุโลมได้สำหรับนัดสำคัญบางดีลที่เลื่อนไม่ได้ของนักขายบางคน) เหตุผลก็คือช่วงเช้าวันจันทร์จะเป็นเวลาที่บริษัทของลูกค้าจัดประชุมภายในองค์กรของพวกเขาเช่นกัน เป็นไปได้ว่าบริษัทส่วนใหญ่อาจจะไม่สะดวกนัดคุณในเวลานี้ คุณจึงสามารถจัดประชุมโดยที่ไม่เสียโอกาสการขายกับลูกค้ามากนัก

ส่วนความถี่ของการจัดประชุม เช่น สัปดาห์ละหนึ่งครั้ง หรือ เดือนละหนึ่งครั้ง ขึ้นอยู่กับความเข้มข้นของธุรกิจคุณเป็นสำคัญ เช่น ธุรกิจของคุณมีนักขายจำนวนไม่มาก ดูแลลูกค้าในพื้นที่ที่ห่างกันไม่มาก การจัดประชุมทุกสัปดาห์อาจเป็นเรื่องที่เหมาะสม แต่ถ้าคุณมีทีมขายจำนวนมาก ดูแลลูกค้าแตกต่างกันในแต่ละพื้นที่ (Territory) การจัดประชุมทุกสัปดาห์อาจไม่สะดวกกับทีมขายในแง่ของการเดินทาง อีกทั้งยังทำให้พวกเขาเสียเวลา การจัดประชุมทีมขายเดือนละครั้งจะส่งผลดีให้กับทีมมากกว่า เป็นต้น

ถ้าไม่สะดวกเรื่องการเดินทาง อนุโลมให้ใช้เทคโนโลยีประกอบได้ เช่น Line Video, Skype, Google Hangout ฯลฯ แต่ทางที่ดีที่สุดคือการประชุมต่อหน้า ซึ่งมีประสิทธิภาพมากกว่า ถามตอบได้เลยทันที เปรียบได้กับเวลาคุณออกไปให้ลูกค้าต่อหน้านั่นแหละครับ ย่อมได้ผลในการขายที่ดีกว่า

2. แจ้งจุดประสงค์ให้ทีมขายทราบสำหรับวาระการประชุมทุกครั้ง

ผู้จัดการฝ่ายขายจะต้องเป็นผู้ออกแบบจุดประสงค์ของการประชุมทีมขายให้มีประสิทธิภาพและกำหนดให้เป็นมาตรฐานทุกครั้ง เพื่อป้องกันการสับสนหรือพูดนอกเรื่อง จุดประสงค์ของการประชุมทีมขายที่มีประสิทธิภาพ มีดังนี้

• เป็นช่วงเวลาที่ให้ลูกทีมอัพเดทความคืบหน้าในการขายแต่ละไปป์ไลน์ (Pipeline) ว่าจะปิดเมื่อใด หรืออยู่ในขั้นตอนไหน ผ่านทาง “รายงานการขาย” ที่นักขายทุกคนในทีมจะต้องอัพเดทให้เป็นสถานะล่าสุด

• เป็นช่วงเวลา “ติดตามผล” การทำงานและการประชุมครั้งที่แล้วว่ามีผลลัพธ์ในครั้งนี้อย่างไร หลังจากที่คุณช่วยทีมออกแบบและวางแผน โดยเฉพาะ “Action Plan” ที่สั่งการให้ลูกทีมทำงานตามคำสั่งคุณไปแล้ว

• รับฟังปัญหาหรือ “ความท้าทาย” ในแต่ละดีลที่มีโอกาสปิดการขายได้ เพื่อให้ผู้จัดการฝ่ายขายเสนอวิธีแก้ปัญหาหรือสั่งการให้ลูกทีมทำนัดเพื่อให้ผู้จัดการฝ่ายขายเข้าพบลูกค้ากับลูกทีมด้วยกันเพื่อแก้หรือปิดการขาย

• เป็นช่วงเวลาในการแจ้งข่าวสารหรืออัพเดทสถานการณ์ภายในและภายนอกของบริษัทโดยผู้จัดการฝ่ายขาย

• เป็นช่วงเวลาในการกล่าวชมเชยและแจ้งทีมให้ยินดีกับนักขายที่ปิดการขายสำเร็จ หรือส่งเสริมและให้กำลังใจนักขายที่ยังปิดการขายไม่ได้ หรือพลาดดีลที่ก่อให้เกิดความผิดหวังต่อหน้าทุกคนในทีมขาย

• เป็นช่วงเวลาในการขอ “คำมั่นสัญญา” (Commitment) จากนักขายแต่ละคนว่าจะปิดดีลในสัปดาห์นี้ เดือนนี้ ไตรมาศนี้ ได้ไหม ตัวเลขเท่าไหร่ มั่นใจมากแค่ไหน เพื่อให้พวกเขาฝึกฝนทักษะการคาดการณ์ (Forecast) ที่แม่นยำ พัฒนาสู่ความเป็นเลิศและเป็นมืออาชีพ

• สามารถใช้การประชุมในการ “รีด” ยอดขายจากทีม (ฮา) เมื่อคุณตกอยู่ในสถานการณ์ฉุุกเฉิน ไม่คาดคิด

ไม่ว่าบริษัทของคุณพึ่งเริ่มก่อตั้งมาไม่นาน ไม่ได้มีระบบไอทีที่ทันสมัย โดยเฉพาะระบบ CRM (Customer Relationship Management) หรือเซลล์ฟอร์ซ (Salesforce) ที่ทำให้คุณดูรายงานการขายรายบุคคลได้ง่ายขึ้น แต่คุณสามารถใช้เพียงแค่ไฟล์ Excel แบบง่ายๆ และทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพด้วยวาระการประชุมที่ได้มาตรฐานและเป็นมืออาชีพ ส่งผลให้ทีมขายทำงานง่ายขึ้นและได้เรียนรู้ทักษะการประชุมที่ดีจากคุณในอนาคต

3. ตัดเรื่องที่ไม่จำเป็นออกไปเพื่อเป็นการลดเวลา

การประชุมที่ดีจะต้องสั่งให้ทีมขายทุกคนเข้าประชุมตรงเวลา พยายามตักเตือนนักขายที่มาสายเป็นประจำเพื่อให้เขาเป็นคนที่ดีและเคารพเวลาคนอื่นมากขึ้น อย่าพูดออกนอกเรื่อง พูดเพ้อเจ้อ เฮฮา ไร้สาระ มากเกินความจำเป็น ควบคุมเวลาการประชุมไม่ให้นานจนเกินไป เช่น ไม่เกิน 2 ชั่วโมง หรือ 1 ชั่วโมงสำหรับบริษัทที่มีทีมขายขนาดเล็ก จงอย่าลืมว่าการประชุมที่ยาวนานเกินไปอาจก่อให้เกิดความเบื่อหน่าย ไม่ต่างอะไรกับการทีมคุณไปพบลูกค้าและใช้เวลานานจนพวกเขาเล่นมือถือ ง่วงหนาวหาวนอน นั่นแหละครับ

4. แจ้งทีมขายทุกครั้งเพื่อให้พวกเขาเตรียมตัวให้พร้อมก่อนเข้าประชุมเสมอ

การแจ้งให้ทีมเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมทุกครั้ง ไม่ว่ามันจะเป็นการพูด “ซ้ำๆ ซากๆ” เหมือนคุณครูประจำชั้น (ฮา) แต่คุณก็ไม่ควรหยุดที่จะย้ำเรื่องนี้ให้กับทีมโดยเด็ดขาด โดยเฉพาะช่วงเย็นวันศุกร์ก่อนเลิกงาน เช่น ส่งอีเมลล์หรือส่งไลน์ข้อความในกลุ่มเพื่อแจ้งพนักงานขาย จะเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมากเพื่อไม่ให้พวกเขาลืมที่จะเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมเสมอ เช่น อัพเดทรายงานการขาย เตรียมเรื่องสำคัญที่จะพูดในเช้าวันจันทร์ เป็นต้น ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการประชุมช่วงเช้าวันจันทร์นั้นดีขึ้นอีกด้วย

การประชุมทีมขายถือว่าเป็นวิธีการทำงานที่สำคัญที่สุดในแง่ของการวางแผนการทำงาน การมองภาพรวมของทีมงาน และการติดตามผลการทำงานของทีมขาย การประชุมที่ดีจะทำให้ทีมขายทำงานได้ดีขึ้น มีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันกับทีมมากขึ้น บริหารและจัดการการได้ดีขึ้น

Comments

0 comments